Structure & Bonnes pratiques de rédaction d’un “Business Mail”

L’emailing est un outil très efficace pour sa démarche entrepreneuriale. En général, les entrepreneurs n’aiment pas l’utiliser, passant ainsi devant une grosse opportunité de croissance de leur boîte. Ceux qui l’utilise, le font en général tellement mal, qu’on les range aisément dans la catégorie de ceux qui ne l’utilise pas.

Dans notre première partie, nous avons parcouru les « catégories d’emails », « les types d’emails » et « les indicateurs de performances d’un bon email ». Nous savons tous qu’un email peut être « désiré » par le destinataire ou « non désiré ». Que ce soit l’un ou l’autre, la réaction de votre destinataire peut être positive ou négative suivant le fait que votre mail est « Bon » ou « Mauvais ».

Aujourd’hui, nous allons voir ensemble les différents éléments et bonnes pratiques qui vont assurer la qualité d’un bon « Business Mail ».

1. Structure d’un « Business Mail »

Que ce soit pour une proposition de services, faire la publicité de ses produits ou encore rechercher un investissement, l’email porte la casquette de « Business Mail ». Comme vous pouvez l’imaginer, un « Business Mail » n’a rien à voir avec un email classique qu’on envoi à un proche. Sachant qu’il est un document professionnel, on se doit bien de le concevoir avec soin, suivant une méthodologie précise. Un Business Mail est structuré de la manière suivante :

• Objet du mail

C’est le titre de votre mail. Il se doit d’être clair, précis, concis mais surtout il doit pousser vos interlocuteurs à « Ouvrir » et « Lire » votre mail.

• Se présenter

Il sera question ici de présenter son entreprise ou de se présenter soit même, dépendant de l’objet de votre mail. C’est le point d’entrée de votre mail. Au vue de son importance vous vous devez de le concevoir avec soin. Que ce soit vous ou votre entreprise qui est présenté, cette présentation ce doit d’être claire et précise.

• Présenter son projet/produit/service (s)

Tout comme votre présentation ou celle de votre entreprise, mettre en avant son produit, projet (dans le cas d’une recherche d’investissement) ou service, doit tout autant être de qualité. Dans le même sillage, vous devez aussi parler de vos réalisations. C’est dans cette rubrique que vous allez rassurer votre interlocuteur de la qualité de votre proposition/requête.

• Donner de bonnes raisons

En gros présenter ses atouts, parler de ce en quoi vous êtes spécial, ce en quoi vous êtes différent.

2. Quelques bonne pratique d’un bon mail

Pour concevoir un « Business Mail » de qualité, il y a quelques bonnes pratiques à adopter, parmi lesquelles :

• Le titre de votre mail doit pousser à la lecture : à la lecture de celui-ci, votre interlocuteur doit avoir la conviction que ce mail lui sera utile de bien des façons.

Il est plus facile de mettre un mail en spam que de l’ouvrir. 

• Le format du titre de votre mail doit être comme suit : [Objet du mail] Titre
• Construire votre email sur un sujet :

A la rédaction, vous devez vous assurer qu’au sortir du mail, votre interlocuteur c’est concrètement pourquoi vous le contacter.

• Rédiger un mail simple : de nos jours, les robots de messagerie considèrent comme spam les emails trop beaux, trop exotiques (c’est l’un de leurs principaux critères de tri). Vous vous devez donc de concevoir des emails simples, pas très longs, ne contenant que des éléments utiles.

• Concevoir votre email à contre-courant de ce que tout le monde fait, concevoir un mail qui va surprendre votre interlocuteur. Essayez d’imaginer le style de mail que votre interlocuteur à l’habitude de recevoir et faites l’inverse.

• (En cas d’investissement) Expliquer pourquoi avoir un opportunité d’investissement avec vous :

Cette explication doit-être très convaincante.

• Vous mettre à la place de la personne qui lira votre mail : à la relecture, imaginez-vous à la place de celui qui va le lire.

• Poussez votre interlocuteur à vous proposer un rendez-vous et ne faites jamais l’erreur de lui demander un rendez-vous. Pousser votre interlocuteur à avoir de l’empathie à la lecture de votre mail dans le but de vous proposer un rendez-vous.

Dans un prochain article nous verrons plus de bonnes pratiques et conseils de rédaction de « Business Mail ».

En définitive, nous retenons que pour rédiger un « Business Mail », il faut qu’à la lecture, votre interlocuteur sache clairement :

• Qui vous êtes ;
• Ce que vous proposez ou souhaitez ;
• Ce que vous avez à lui offrir ;

Je vous remercie infiniment pour votre attention.